ACREDITACIONES Y LANYARDS
30 DE JULIO DE 2026
Una acreditación de congreso hace dos trabajos a la vez. Le dice a tu personal si esa persona puede estar donde está, y le dice a quien tiene enfrente con quién está hablando. La mayoría están diseñadas para lo primero y fallan en lo segundo.
Esto es lo que debe llevar, lo que no, y las decisiones que conviene tomar antes de mandar nada a imprenta.
El nombre es lo importante, así que hazlo grande
Entra en cualquier congreso y mira a la gente hablando. Todos hacen lo mismo: bajar la vista, entornar los ojos y disimular.
El nombre de pila tiene que leerse a distancia de conversación, que en la práctica significa mucho más grande de lo que se suele poner. El apellido más pequeño debajo. La empresa todavía menor. Si en tu diseño el logotipo del evento es lo más grande de la acreditación, has hecho un cartel, no una acreditación.
Un detalle práctico: imprime el nombre por las dos caras. Las acreditaciones giran, y una que enseña su lado en blanco es una acreditación que no está haciendo nada.
Nivel de acceso, legible desde el otro lado de la habitación
Asistente, ponente, prensa, equipo, patrocinador, organización. Tu personal necesita distinguirlos rápido y de lejos, sin tener que leer.
Lo que se percibe a distancia es el color, así que úsalo como señal principal. Una franja de color en la parte superior de la acreditación funciona, y un lanyard de color también. El texto confirma el nivel para quien esté lo bastante cerca, pero nunca debería ser la única forma de saberlo.
Si usas colores, deja una leyenda donde el personal pueda verla. Quien está en la puerta el primer día no suele ser quien eligió los colores.
Qué dejar fuera
Esta parte se salta mucho y es importante. Una acreditación de congreso se lleva a la vista, sale en fotos y se queda encima de las mesas. Todo lo que va impreso en ella es público.
Deja fuera los cargos que revelen más de lo que la persona elegiría contar, los teléfonos y correos personales, y cualquier cosa que identifique a alguien como parte de un colectivo que no ha decidido hacer público. Las restricciones alimentarias y las necesidades de accesibilidad no van en una acreditación.
Con el RGPD deberías imprimir el mínimo de datos personales necesario para que la acreditación cumpla su función. En la mayoría de casos eso es un nombre, una organización y un nivel de acceso. Si imprimes más, ten claro por qué.
Los códigos QR y los chips hacen cosas distintas
Un QR impreso es barato, funciona con cualquier móvil y es la opción habitual para captar contactos en los estands. Cualquiera que vea la acreditación puede escanearlo, incluso desde una foto, así que ten cuidado con a dónde lleva.
Un chip RFID es sin contacto, no se puede copiar desde una foto y funciona con lectores y tornos en vez de con móviles. Es lo que quieres para el control de acceso a las salas y para saber quién entra en cada sesión.
No son alternativas, y muchos congresos usan las dos: el chip para el acceso y el QR para que los expositores capten contactos.
Tamaño, orientación y el troquel
Las acreditaciones verticales dejan ver más nombre y menos empresa. Las horizontales encajan mejor con diseños que llevan logotipo y QR uno al lado del otro. Ninguna está mal, pero decídelo antes de empezar el diseño, porque convertir una en otra nunca queda bien.
Dos detalles que provocan reimpresiones. Uno, deja espacio libre suficiente en la parte de arriba para el troquel o la ranura, y no pongas ahí nada importante. Dos, si la acreditación va en funda, diseña para el área visible de esa funda y no para la tarjeta entera. La diferencia son unos milímetros y es justo donde se cortan los nombres.
El lanyard es parte de la acreditación
La acreditación y el lanyard los suele diseñar gente distinta en momentos distintos, y se nota.
Decide el largo del lanyard antes de aprobar la acreditación. Muy largo y todas quedan por debajo del canto de la mesa cuando la gente se sienta. Muy corto y se sube hasta la barbilla. Decide también el enganche: una mosquetón giratorio, una pinza de cocodrilo y un gancho de plástico fallan de formas distintas y a ritmos distintos.
Los cierres de seguridad merecen la pena en cualquier cosa que se lleve entre multitudes o cerca de maquinaria. Son una medida de seguridad, no un extra.
Impresas antes o impresas allí
Imprimir antes te da mejor calidad, mejores materiales y un mostrador de acreditación más tranquilo, pero necesitas los nombres definitivos con antelación y aun así vas a tener inscripciones de última hora y correcciones.
Imprimir en el propio congreso resuelve los cambios, pero añade una cola, una máquina que puede fallar y unos consumibles que alguien tiene que acordarse de llevar.
La mayoría de congresos acaban haciendo las dos cosas: impresas para los inscritos confirmados, y acreditaciones en blanco con una impresora para todo lo demás. Pide esas en blanco en el mismo pedido, en vez de descubrir que las necesitas la semana antes.
En resumen
Nombre grande, nivel de acceso visible desde el otro lado de la sala, datos personales al mínimo, y el lanyard decidido a la vez que la acreditación. Todo lo demás es decoración.
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Si nos cuentas cuántos asistentes esperas, cuántos niveles de acceso necesitas y si vas a escanear en las salas, te decimos qué conviene especificar.
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